El sistema de información SICOM es la única fuente de información oficial a la cual deben dirigirse todas las autoridades administrativas de cualquier orden que requieran información de los actores y agentes de la cadena de distribución de combustibles.

Por lo tanto, se recuerda a todos los agentes y actores la obligación de registrar y realizar todas las transacciones de combustibles y de sus mezclas con biocombustible, así como de las transacciones de biocombustibles, exclusivamente a través del módulo órdenes de pedido del SICOM. Así mismo, el de registrar, dentro de los primeros siete (7) días calendario de cada mes, el balance volumétrico del mes inmediatamente anterior, utilizando para ello el módulo de declaración de información. El incumplimiento de esta obligación genera la imposibilidad de realizar transacciones en el SICOM hasta tanto se subsane el reporte requerido.

Debe tenerse presente que la orden de pedido es el mecanismo por el cual un agente de la cadena solicita producto a través del SICOM a un agente o actor proveedor, y a través de ella el cliente solicita y registra la orden, el agente proveedor registra la aceptación y el despacho, y finalmente el cliente registra el recibo del producto dando cierre a la transacción, información ésta que es utilizada para determinar los movimientos y las existencias de los distintos productos de cada agente y actor de la cadena de distribución de combustibles líquidos y biocombustibles, con base en las operaciones de recibo y entrega reales durante un periodo determinado, conocido como balance volumétrico.

Con base en lo anterior, y en los procedimientos establecidos en el SICOM, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía informa a todos los agentes y actores de la cadena de distribución de combustibles, que no está permitido la modificación ni corrección de declaraciones de información una vez hayan sido formalmente registradas y cerradas.

Por lo anterior, se reitera la importancia de que cada agente realice una verificación exhaustiva de los datos antes de proceder con su registro e invita a todos a cumplir con los procedimientos ya establecidos para realizar la orden de pedido y su posterior balance volumétrico, garantizando la integridad, trazabilidad y seguridad de la información declarada.

Cordialmente,

Dirección de Hidrocarburos