El Ministerio de Minas y Energía y su Dirección de Hidrocarburos, desde el mes de octubre de 2021 inició el proceso de transición e implementación de la nueva plataforma del SICOM, buscando así, la modernización del sistemas, así como generar valor agregado, en al menos, las siguientes dimensiones:

• Trámites ante el SICOM, de forma auto gestionable por los ciudadanos.
• Reducción en los tiempos de respuesta a los requerimientos del público.
• Acceso y experiencia optimizada desde dispositivos móviles.
• Tramites Automatizados con las más recientes tecnologías
• Mejores estándares de calidad de la información y seguridad.
• Mayores y mejores reportes y estadísticas de información del mercado y de las operaciones de los agentes.

Este proceso de modernización ha conllevado diferentes etapas y momentos, en las cuales se han vinculado a todos los agentes de la cadena para la correcta implementación del Nuevo SICOM.

En primer lugar, se dieron inicio a las fases de socialización y explicación del proyecto, esto desde el mes de octubre 15 de 2021 y hasta la presente, además de capacitaciones en los diferentes procesos del sistema, dentro de los que se encuentran: la actualización de información, el registro de usuarios, el registro de acuerdos y productos, plantas y vehículos, entre otros.

Posteriormente, se inició desde el marzo de 2022, la fase en ambiente de pruebas de tal manera que se asegurara el conocimiento y uso del nuevo aplicativo, a través de simulaciones en una réplica exacta de la plataforma a desplegar. Con lo cual, se permitió que se identificaran oportunamente ajustes de información, de la plataforma o del proceso que se debían realizar para el correcto uso del Nuevo SICOM.

Por tanto, vale recordar cuales han sido los medios y herramientas que se han dispuesto desde el MME, para desarrollar esta estrategia de transición la cual que involucra a más de 7.000 agentes de la cadena. Nos permitimos recordar dichas acciones:

• Publicaciones constantes sobre novedades del proceso del Nuevo SICOM, mediante: página web SICOM, correos electrónicos masivos o personalizados, mensajes de texto (SMS), llamadas directas del equipo de mesa de ayuda o call center, entre otras.
• Sesiones de Webinars permanentes y activas con los diferentes agentes de la cadena.
• Capacitaciones programadas por plataformas participativas sobre todos los procesos que conforman el nuevo SICOM.
• Plataforma e-learning “Aprende SICOM” para acceso a video tutoriales y cursos interactivos.
• Manuales didácticos y descargables para consulta permanente.
• Canales de atención 24/7 activos como:
  • Línea telefónica de servicio al cliente
  • Chatbot
  • Portal de autogestión para PQRS
  • Grupos interactivos por redes como WhastApp
  • Reuniones personalizadas por grupos de interés.
  • Mesas de ayuda con personal especializado para conexión permanente y en tiempo real.
• Información actualizada sobre el avance y estado de cada agente en los procesos requerimos.

Mediante el desarrollo de todas las actividades mencionadas, se han logrado avances significativos en la migración de los agentes y de su capacitación en la nueva plataforma, y la en respuesta a las solicitudes de los agentes. Sin embargo y con el fin de seguir afianzando los conocimientos de los agentes en el nuevo sistema, corrigiendo los “bugs” de la plataforma, parametrizando todos los aspectos y características de plantas, usuarios y productos en el nuevo SICOM, la dirección de hidrocarburos considera pertinente aceptar las propuestas frente a ampliar el periodo de transición a dicha plataforma.  

De esta manera, se anuncia que la entrada en operación total, del módulo de órdenes de pedido del Nuevo SICOM, será el 1 de junio de 2022. Lo anterior, sin perjuicio de la asistencia que deberán tener todos los agentes a los espacios continuos de capacitación y de entrada al ambiente de pruebas, a fin de estar preparados para esta fecha de despliegue definitivo de la plataforma.

Recuerden que todos construimos la cadena de distribución de combustibles, así como el Nuevo SICOM! Contamos con todos ustedes y este despacho seguirá atento a atender sus inquietudes y sugerencias para que la transición se realice de la mejor forma posible.

Cordialmente;

Dirección de Hidrocarburos